In 5 Schritten zum erfolgreichen Führungsgespräch

1. Grundverständnis Führungskommunikation

Führungskommunikation ist mehr als das bloße Weitergeben von Informationen. Sie umfasst das aktive Zuhören, das Stellen von Fragen und Feedbackgeben. Ein Grundverständnis für die verschiedenen Facetten der Kommunikation hilft Führungskräften, ihre Botschaften klar und präzise zu formulieren und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen. Eine effektive Führungskommunikation schafft Vertrauen und fördert die Zusammenarbeit im Team. 

Es gehört zu den Aufgaben einer modernen Führungskraft, ihre Kommunikation an die jeweilige Situation anzupassen. Dies bedeutet, dass sie flexibel und empathisch auf die Bedürfnisse und Emotionen ihrer Mitarbeiter eingehen. Situative Führungskommunikation erfordert ein hohes Maß an emotionaler Intelligenz und die Fähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Dadurch können Führungskräfte in unterschiedlichen Kontexten effektiv agieren und ihre Ziele erreichen. 

2. Gesprächsvorbereitung

Eine gründliche Vorbereitung ist unerlässlich, wenn es um wichtige Gespräche geht. Führungskräfte sollten sich klare Ziele setzen, die wichtigsten Punkte und Fragen notieren und mögliche Reaktionen der Mitarbeiter antizipieren. Eine gute Vorbereitung hilft, das Gespräch strukturiert und zielorientiert zu führen und unerwartete Situationen souverän zu meistern. 

Zunächst sollte das Anliegen oder Thema des Gesprächs genau definiert werden. Hierbei ist es wichtig, sich die folgenden Fragen zu stellen:  

• Was genau ist passiert?  
• Worum geht es genau?  
• Was soll besprochen werden?  
• Welche Rahmenbedingungen sind wichtig?  

Durch die Beantwortung dieser Fragen kann sichergestellt werden, dass das Gespräch auf einer klaren und präzisen Grundlage basiert. 

Ebenso wichtig ist es, sich selbst zu reflektieren. Führungskräfte sollten sich fragen:  

• Bin ich emotional betroffen?  
• Was bedeutet die Situation für mich persönlich?  
• Wie möchte ich in diesem Gespräch auftreten?  
• Was ist mir wichtig?  
• Wie möchte ich wahrgenommen werden?  

Diese Selbstreflexion hilft dabei, eine authentische und klare Haltung einzunehmen und die eigenen Emotionen zu kontrollieren. 

Auch die Perspektive der Mitarbeitenden sollte berücksichtigt werden. Es ist hilfreich, über die Beziehung zu dem Mitarbeitenden nachzudenken:  

• Wie ist unsere Beziehung?  
• Was soll im Gespräch passieren?  
• Was soll sich ändern?  
• Welche Erwartungen hat der Mitarbeitende?  
• Welche Folgen hat das Gespräch für den Mitarbeitenden?  

Indem man diese Fragen vorab klärt, kann man besser auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeitenden eingehen und das Gespräch konstruktiv gestalten. 

Durch eine sorgfältige Vorbereitung auf allen Ebenen – Anliegen, eigene Position und Mitarbeitendenperspektive – können Führungskräfte sicherstellen, dass wichtige Gespräche effektiv und zielführend verlaufen. 

Gesprächstypen anhand der Eskalationslinie

Führungsgespräche dienen immer einem Ziel. In der Regel möchten wir als Führungskraft erreichen, das Mitarbeitende ein bestimmtes Verhalten verändern oder dass sich die Art und Weise, wie sie an Arbeit herangehen verändert. Wir nehmen als Führungskraft also ein Thema auf, dass wir im Sinne einer Rückmeldung mit unseren Mitarbeitern besprechen wollen. Wir setzen damit den Gedanken Feedback zu geben hin zu einem ernsteren Anliegen, das wir für wichtig und ansprechenswert halten, fort. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass wir zunächst mit einem motivierenden Gespräch beginnen und erst später, wenn keine Veränderung eintritt mit weiteren Eskalationsstufen reagieren. Insofern ist das hier vorgestellte Modell der Eskalationslinie eine Idee, wie wir als Führungskräfte systematisch und strukturiert Verhaltensveränderung bei Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen infizieren können. 

Bevor Sie ein Gespräch beginnen, fragen Sie sich also:  

• Welches Gespräch will ich heute führen?  
• Bin ich darauf vorbereitet?  
• Was kann ich erreichen?  

Wechseln Sie niemals im Gespräch die Strategie! Sie müssen sich vorher sicher sein, was Sie tun und dabei bleiben.  

1. Die erste Stufe ist das Förder- und Motivationsgespräch. In diesem Gespräch wird der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin auf Fehlverhalten und Verbesserungspotenziale hingewiesen, und gemeinsam werden Verbesserungslösungen vereinbart. Es ist wichtig, diese Art von Gespräch 2-3 Mal zu wiederholen, um dem Mitarbeitenden die Gelegenheit zu geben, sich zu verbessern und zu lernen. Achtung! Ändern heißt auch zur eigenen Veränderung bereit sein! 
2. Sollte sich das Fehlverhalten wiederholen, folgt das Kritik- und Entwicklungsgespräch. Hier wird der Druck erhöht und klar formuliert, dass sich etwas ändern muss. Gemeinsam wird ein Weg vereinbart, um die notwendigen Veränderungen herbeizuführen. Dieser Schritt erfordert klare Kommunikation und eine deutliche Darstellung der Erwartungen. 
3. Wenn das Verhalten weiterhin nicht den Erwartungen entspricht, ist ein Konfliktgespräch erforderlich. In diesem Gespräch wird die deutliche Auseinandersetzung gesucht und die Erwartungen konstruktiv formuliert. Es wird klar kommuniziert, was sich bis wann verändern muss, um die Situation zu verbessern. 
4. Die letzte Stufe ist das Eskalationsgespräch. Hier wird die letzte Chance gegeben. Die Führungskraft gibt eine Veränderung vor und zeigt die Konsequenzen der Nichterreichung auf. Dies ist ein entscheidender Moment, in dem die Ernsthaftigkeit der Situation verdeutlicht wird und die letzten Möglichkeiten zur Verbesserung aufgezeigt werden. 

Grundsätzlich gilt, die Eskalationslinie grundsätzlich immer einzuhalten, je Thema eine eigene Eskalation zu fahren (keine Sammelanklage!), je Eskalationsstufe ein eigenes Gespräch und keine weitere Eskalation im Gespräch vornehmen. Um bei der gewünschten Eskalationsstufe zu bleiben, ist es wichtig, frühzeitig auf Anzeichen von Eskalation zu reagieren und deeskalierende Techniken anzuwenden. Dies kann durch eine ruhige und sachliche Gesprächsführung und durch das Anbieten von Lösungen geschehen. Es ist außerdem wichtig, Themen frühzeitig anzusprechen. Denn je länger man das Ganze vor sich herschiebt, desto größer wird der Aufwand für die Beseitigung.  

Durch das Einhalten dieser Eskalationsstufen können Führungskräfte strukturiert und konsequent vorgehen, um Fehlverhalten zu korrigieren und gleichzeitig die Möglichkeit zur Verbesserung bieten. 

4. Die Basis sind unsere individuellen Persönlichkeiten

Jede Führungskraft bringt ihre individuelle Persönlichkeit in die Kommunikation ein. Authentizität und Selbstreflexion für Führungskräfte sind daher entscheidend. Führungskräfte sollten sich ihrer Stärken und Schwächen bewusst sein und diese in ihrer Kommunikationsstrategie berücksichtigen, um eine authentische und effektive Führung zu gewährleisten. Diese Stärken und Schwächen können Sie bei uns mit dem LINC Personality Profiler Tiefenprofil Führung herausfinden. Mehr dazu finden Sie in unserem Blogartikel “Mit Persönlichkeit & Kompetenz als Führungskraft überzeugen”. 

5. Umsetzung der Kommunikationskonzepte im Führungsalltag

Alle hier genannten Methoden und Kommunikationstechniken für ganzheitliche Führung finden auch in unserem Empowerlead Programm Anwendung. Wissen zu besitzen, heißt jedoch noch lange nicht, dass es auch angewandt wird. Ein großer Anteil unserer Coachings und Seminaren zur Führungskräfteentwicklung besteht darin, die Methoden individuell in das jeweilige Führungsverhalten zu integrieren. Wenn Sie Interesse an so einem Coaching oder einem Seminar für Ihre Führungskräfte haben, vereinbaren Sie hier ein Beratungsgespräch!